בהנהלת פנינה ארד - מאמנת, יועצת זוגית ומנחת קבוצות

פנינים

ניהול זמן אפקטיבי

מי מאיתנו לא חווה את הלחץ היומיומי המתלווה לרצון להספיק כמה שיותר דברים? לעיתים קרובות מדי, אנו מגיעים לשעות הערב מותשים, בהרגשה שלא הקדשנו כלל זמן לעצמנו, ופעמים רבות, אנו אפילו מלקים את עצמנו על זה שלא הספקנו את כל מה שתכננו לעשות במשך היום. הזמן שלנו הוא מצרך יקר מאוד וככזה, צריך להתייחס אליו בהתאם. זמן הוא אחד הדברים המעטים שאיננו יכולים לחסוך. לשמחתנו או לצערנו, הוא מתקדם בהתמדה ובלי שום הפוגה.

אז מה זה בעצם ניהול זמן אפקטיבי?

איך אפשר לנהל את הזמן בצורה יותר יעילה יותר?

 

האמת היא שאת הזמן אי אפשר לנהל. הזמן הוא משאב נתון, מוגבל ובלתי ניתן לשינוי. לעומת זאת, אנו יכולים לנהל את עצמנו במסגרת הזמן העומד לרשותנו. כשמדברים על ניהול זמן אם כן, מדברים על ניהול עצמי. אם נחשוב על זה, הזמן הוא המשאב היחיד בעולם שהוא שוויוני. 24 שעות ביממה יש לכל בני האנוש, לכל גיל, מין, דת ולאום. לא משנה מה מצבנו הכלכלי או מעמדנו החברתי, לכולנו יש את אותן 24 שעות. זמן הוא מושג יחסי וסובייקטיבי לחלוטין. ההבדל בין מצב של "יש זמן" ל-"אין זמן" נמצא בהגדרה האישית של כל אחד ואחד מאיתנו. המושג של בזבוז זמן נובע כתוצאה מפירוש שלנו לתופעות. לגלוש באינטרנט להנאתנו למשל, הוא דבר היכול להתפרש כבזבוז זמן אצל אדם אחד וניצול זמן אצל השני.

 

כדי לנצח במרוץ נגד הזמן, אנו צריכים ללמוד לנהל את עצמנו בצורה כזו שתאפשר לנו להקדיש את הזמן שאנו רוצים לכל אחד מתחומי החיים החשובים לנו, כל אחד לפי העדפותיו האישיות. זו האחריות שלנו לבחור איך להשתמש בזמן בצורה מושכלת. רוב האנשים ממלאים את היומן שלהם במחויבויות שונות, במיזמים שמחייבים עמידה בלוחות זמנים ובמטלות יומיומיות שגרתיות. כמה מאיתנו עוצרים ושואלים את עצמם- מה באמת חשוב לנו? מהם החלומות שלנו, אילו יעדים ומטרות אנו רוצים להשיג בחיים שלנו?

לחלומות של רוב האנשים אין בדרך כלל ייצוג ביומנים שלהם. אבל אם לא נקצה זמן מראש לדברים שבאמת חשובים לנו, לעולם לא נגיע אליהם. אנשים אשר חווים הצלחות יוצאות דופן, דואגים לשבץ ביומן שלהם פעולות המקדמות אותם אל עבר היעדים שאותם הם שואפים להשיג.

 

עם זאת, גם אם תכננו את השבוע שלנו בצורה אידיאלית והקצינו זמן לשאיפות ולחלומות שלנו, לעיתים קרובות מדי, נסיבות חיינו מאלצות אותנו להתמודד עם דברים דחופים שאינם משובצים ביומננו. זה יכול להיות מכשיר ביתי שהתקלקל או הרכב שלנו שזקוק בדחיפות לתיקון. זו יכולה להיות מחלה של אחד הילדים שלנו, חבר טוב הזקוק לעזרה, בקשה של בן משפחה קרוב או של המעסיק שלנו. אלו יכולות להיות שיחות טלפון שהסיחו את דעתנו או מיילים שהקדשנו להם יותר מדי זמן.

 

קשה לסרב לאנשים קרובים המבקשים סיוע. קשה גם להתעלם מצלצול הטלפון המטריד או מהמיילים החדשים ההולכים ומצטברים בתיבת הדואר האלקטרוני שלנו. בלתי אפשרי כמובן להתעלם מדברים הדורשים  טיפול או תיקון מיידי. הדברים הדחופים לוחצים עלינו, הם דורשים פעולה ולרוב, מדובר בגורמים המחייבים את תגובתנו המיידית.

 

אין ספק שישנם דברים בלתי צפויים שאיתם חייבים להתמודד בצורה ישירה, אבל ישנם דברים הדורשים התמודדות מסוג אחר. האצלת סמכויות אפקטיבית היא פעילות מנוף אדירה שכמעט אין דומה לה בעוצמתה. בין אם מדובר בבית או במקום העבודה שלנו, לא הכול אנו חייבים לבצע בעצמנו. אנשים רבים מתקשים להאציל סמכויות לאחרים. חבל להם לבזבז זמן על הסברים. הם גם מאמינים שהם עצמם מסוגלים לעשות את העבודה בצורה הטובה ביותר. אולי זה נכון, אבל העברת אחריות לאנשים אחרים מאפשרת לנו להשקיע את האנרגיה שלנו בפעילויות חשובות אחרות.

 

לעיתים, על מנת להצליח ולבצע את הקדימויות שלנו, אנו פשוט צריכים לגלות אסרטיביות ולסרב להגיב לדברים שדחיפותם מבוססת על קדימויות וציפיות של אחרים. נכון, זה לא נעים, ייתכן שהאחרים ייפגעו או יכעסו עלינו, אבל הסוד האמיתי בהשגת אפקטיביות אישית הינו התרכזות במטרות שלנו. אנו צריכים להפנים שלא נוכל לעשות הכול בשביל כולם. כדי להספיק ולבצע את כל הדברים החשובים לנו, נאלץ לוותר על חלק מהפעולות האחרות, או להעביר אותן לאחרים.

 

עיקרון פרטו במונחים של ניהול זמן אומר ש-80% מהתוצאות נובעות מ-20% מהפעילויות שלנו. אנו צריכים לחשוב ולנתח-   מהן הפעולות שיקדמו אותנו אל עבר המטרות שלנו ומהן הפעולות השגרתיות הגוזלות הרבה מזמננו ושאפשר וצריך לוותר עליהן.

 

לסיום, ניהול עצמי אפקטיבי משמעו לדעת לקבוע לעצמנו סדר קדימויות לפי סולם הערכים האישי שלנו. כדי להיות יעילים באמת ולהצליח בהשגת היעדים שלנו, אנו צריכים קודם כל להבין מה הם הדברים החשובים לנו, לבנות לעצמנו חזון אישי, לנסח מטרות מאתגרות, לגזור מהן פעולות ולשבץ אותן ביומן השבועי שלנו. כדאי להקפיד ולהשאיר ביומן מקום לדברים דחופים שצצים ודורשים את תגובתנו המיידית. רצוי גם לדעת לסרב בצורה אסרטיבית, לחשוב מאילו משימות אנו יכולים להימנע לחלוטין ואילו משימות כדאי להאציל לאחרים. זאת הדרך היחידה לנצח במרוץ נגד הזמן ולהצליח לקדם את המטרות והדברים החשובים לנו באמת.

 

אשמח ללמד אתכם על יצירת חזון אישי, לספק לכם טכניקות נוספות לניהול זמן אפקטיבי וכלים לתקשורת אסרטיבית.

פנינה ארד

יועצת ארגונית, מאמנת ומנחת קבוצות.

2014-2017 © כל הזכויות שמורות לפנינה ארד
לוגו קטן